ビジネス英語では丁寧な表現が好まれる

英語を勉強すると様々な表現を学習すると思いますが、それはビジネス英語では適切であるものも、不適切であるものもあります。

私は日々メールとオンライン、訪問等を通じてインド代理店と英語でやりとりをしていますが、私は以下のような点に注意して英語を使っています。

1.WouldとCouldの表現は不可欠

何か英語で尋ねごとをする際、Can you~とかWill you~、Do you~と聞くのではなく、Could you~とWould you~と過去形の表現に変えることで、ちょっと(現在形から過去形の表現に変えることで)現実の表現から感覚的に遠くなり、婉曲的なより丁寧な表現になります。

たとえばもし、外国の取引先がオフィスに来たときに何か飲み物を飲むか聞くときは

Do you want tea or coffee?

と聞くと文法的には正しく自然な表現にも関わらず、ちょっとだけ粗い表現に聞こえてしまいます。

正しくは

Would you like tea or coffee?

と言った方がよりビジネスの場面では、丁寧な表現となり相応しいです。

2. 書き出しDearの表現

文章の書き出しではDearと書いて名前をつけることが多いと思いますが、初対面、えらい肩書きの人、客先の場合はDear の後にMr.（男性）かMs. (女性)、そして苗字の組み合わせが良いです。

例： Dear Mr. Suzuki, Dear Ms. Inoue

もしくは、名前ではなくDear Sir/Madamとする場合もあります。

英語が第一言語として使われている国では上記の表現が適切です。しかし私が担当しているインドやアジアの地域では、英語を第二言語として使用している地域が多いので、Dear の後に苗字ではなく名前をつける場合もあります。

しかしこれらの表現はいずれも硬い表現となり、頻繁にやりとりを行いすでに親しい相手にとっては以下のように最初の書き出しは変わっていきます。

親しい例：Dear Chris (苗字ではなく名前)

更に親しい例：Hi Chris (苗字ではなく名前)

また日本の会社と取引経験がある外国企業担当者は日本語で「さん」をつけると敬語になるということを理解しています。

したがって、向こうからのメールでsanをつけてくる事もあるかもしれません。

Dear Hiro san, やDear Aya-san, などです。

その場合は相手に対しては返事の際にDear 名前(苗字か氏名) sanという様に書くのも良いかもしれません。

書き出しの記名の際は相手との関係性に応じて変えていくのが適切です。

3. 拒否する表現の時はワンクッションおいて

取引先に対して、提案を受け入れられず、相手が不快感を示すかもしれない回答をすることがあります。

その時は直接的に回答をするのではなく下記の赤字の様なワンクッションおいた表現をします。

例：I’m afraid that I cannot accept your offer. (残念ながら、私はあなたのオファーを受け入れられません。)

Unfortunately, I cannot accept your offer. (残念ながら、私はあなたのオファーを受け入れられません。)

I regret to tell you that I cannot accept your offer (とても申し上げにくいのですが、私はあなたのオファーを受け入れられません。)

もしくは文末で

I appreciate your understanding. (ご理解いただけます様よろしくお願いします。)

と添えます。

これら上記のワンクッションを添える事で少し柔らかくなり、丁寧にNoの回答をすることができます。

ただこれらの表現は私が担当しているインドでは直接的表現が好まれるお国柄のため、弱みを見せることを避けるためあえて、直接的に上記の様なワンクッションおかずに回答する事もあります。

客先がどういった相手なのかによってこれらの表現は必要かどうかを表現する必要があります。

まとめ

以上、ビジネス英語で相応しい丁寧な表現について紹介致しました。

上記で紹介した表現は確かに丁寧な表現ではありますが、相手との関係性によっては距離を置かれていると思われたり、なめられたりすることもあるため、絶対的に正しいとは言い切れません。

ただし、私たちが想像している以上に、英語でもビジネスでは丁寧な表現がふさわしい場面というのは存在します。

最初は上記の様な丁寧な表現をして、その後は関係性に応じて、変えていくというスタイルが最適かもしれません。