海外営業部 ビジネス英語のメールで注意された内容

私はメーカー海外営業部に入りたての頃、よく英文メールができていないと先輩社員から叱られていました。

その先輩社員はアメリカの大学を卒業していて、英語にかなり精通していた人でした。

今となっては当時の経験があったからこそ英文メールが上達したと考えていますが、当時は今まで英語だけはできてたのにと自尊心が傷つけられ辛い経験でしかありませんでした。

その経験が役に立てばと思い、今回はその頃の英文メールで注意された内容について紹介します。

目次 Contents

初対面では宛名の書き方に注意

展示会等で知り合った人にお礼のメールを送る事を指示された時です。

宛名には必ずMr./Ms. をつけて、名前と名字をつける様注意されました。

それまでは海外の相手にMr./Ms.をつけることは丁寧過ぎてむしろカジュアルに行った方が良いと考えていました。

それは留学で英語を学んだ事があってもビジネス英語はそこまで教わった事がないからなのかなと今では思います。

やはり初対面の相手でかつ顧客になりうる相手に対してはMr./Ms. をつけることは今では重要と考えております。

またMr./Ms.の後は基本的には本名（full name）か苗字（sir name）が適切です。

何か質問やお願い事をするときはCould you~/ Would you~など過去の表現にすることで、恐る恐る丁寧に質問している印象となり適切な場合があります。

またWe appreciate if~でお願い事をしたり、Could you do me a favour?と一言添えてから質問をすると言った丁寧な方法もあります。

当時私は英語であれば相手が誰かに関わらずカジュアルにCan you/Do you とメールで質問をしていて、ccで私のメールを読んでいた先輩にキレられました。「相手は社長でお前は初対面だろ」と。

今では相手の立場に応じて質問の仕方を丁寧にしたり、若干砕けた聞き方にしたりと使い分ける様になりました。

たくさん名前、場所、会社等が文章で出てくる時にhim, her, them, itなどの代名詞を使う時は、注意が必要です。

たとえば複数の男性のことについてメールで書いていてhimが出て来るとどの男性なのか混乱してしまいます。そう言う場合は必要に応じて固有名詞を使い続ける必要があります。

私のメールを読んでいた先輩からはメールが完成したら、上から下まで何度か読んで代名詞が一体何か分からなくなっているところはないかチェックしなさいと言われました。

Thanksと気軽に使ってしまう人も多いと思いますが、まだ関係ができていない人を相手にしていて感謝する場面がある時はThank youとはっきり伝えるのが正解です。

私は先輩社員から、初対面の人や顧客に感謝を伝える時はThanksだと失礼になると言われました。

メールは書面に残る重要なコミュニケーションツールです。

作成した英文が文法的に表現的に合っているかどうかは最後はgoogleでその英文の表現を検索して、複数ヒットすれば、そのまま使ってもよく、もしヒットしなければ一般的に使われない表現なので言い換える様にしなさいと言われました。

これを習慣化すればどんどん英語的に自然な英文表現ができる様になるとのことです。

私はこのことを口酸っぱく言われたので、いまでもgoogleで表現が合っているかどうかを確認して習慣化しています。

おかげでだいぶ英文メールは自然な表現になってきたと言われる様になりました。

以上、私が会社の先輩から指摘された英文メールについて紹介しました。

当時は嫌な先輩だと思っていましたが、今振り返るとこの人の指摘のおかげで英語表現の幅が広がったなと感謝する様になりました。

特に最後のgoogleで表現が合っているかどうか確認する習慣をつけることは大切だと考えます。

皆様も英文メールを作成する時は参考にして頂けると幸いです。