貿易事務の仕事あるある

貿易事務の仕事内容は、事務作業の仕事が想定されますが、客先の意向に寄り添い貿易に必要な手続きをすることがメインの仕事になってきます。

具体的には日本と海外の間で商品を輸出入する時の手続きに必要な書類の作成、案件管理、発注等の作業をします。

複数案件を同時並行でこなしていきます。

商社、メーカー、物流会社など業種によっても若干仕事内容は変わってきますが、貿易の手続きを行うという共通点があり、あるある事項も多く存在します。

以下、あるある事項について紹介します。

業務量過多になりやすい

貿易事務の仕事は会社の風土等にもよりますが一般的に業務量が多く残業が多くなりがちのことが多いです。

多くの案件をさばいていき、どれも短い期限までに処理しないといけなかったりするので、仕事に追われ結果業務量が多くなってしまいます。

私もメーカーの貿易事務の仕事をしていた時はこの日までに発注作業していないといけない、急ぎの貨物なので輸出書類をこの日までに作成して、輸出手続きまでしないといけない等日々仕事に追われていました。

結果残業が増えてしまう傾向にありました。

To do listを活用して仕事内容を整理しながら優先順位の高い仕事から処理していくなど効率的に行う必要があります。

様々な方面とのコミュニケーションの機会が多い

事務系の仕事なので書類作成・PCへの入力処理等一人で事務的な作業を淡々とする仕事かと想像されがちですが、実際は取引先、他部署等様々な方面の人とコミュニケーションを取らないといけないことがたくさんあります。

私がインド地域での貿易事務をしていたときは、インド人の客先から受注があったときに、受注内容をチェックして詳細な製品の仕様を客先と確認した上で、

社内の製造部門や発注先に対して客先の要求仕様は実現可能なのか、納期はどれくらいになるのか確認して、その結果を客先に連絡して、客先と妥協点を見つけることをしていました。

様々な方面の人とやりとりをして伝達作業があったり、交渉をしたりします。

コミュニケーション能力が問われるシーンが意外とたくさんあります。

不可抗力な状況でも責められる

貿易に携わる仕事なので予期せぬ事態が発生して、どうにもできないことが多くあります。

それは例えば物流会社の貿易事務に従事していて、台風や積雪等で貨物の輸送ができなかったり、船や飛行機が遅延して貨物が予定通りにつかなかった場合などです。

しかし貨物が予定通りの日程で着かないと客先の生産ラインに影響が出たり、契約内容を守ることができなかったりして、たとえ不可抗力な状況でも輸出者に罰則が発生することもあります。

それにより理由に関わらず責任を問われる可能性があります。

注文を多くもらっていたりして立場上客先の方が上だったりすると理不尽なことがあっても、

常に最適な方法を模索し続けないといけないのでその点が大変です。

思った程語学力が活かせないことも

貿易事務を志望されている方は語学が使える環境を志望している事がありますが、思い描いたような語学力が活かせないこともあります。

物流会社の貿易事務の場合は、客先は日本のメーカーや商社であり客先とのやり取りは全て日本語となります。

海外代理店と英語でやりとりすることもありますがそのやりとりもメールがメインとなります。

外国人と会議で英語で交渉しているのを思い描いている方には物足りなく感じるかもしれません。

また、メーカーの貿易事務でも担当する地域が韓国や中国で、取引先の担当者が流暢に日本語を話すことができたりすることもあります。

その場合も外国語を使う必要がないので同じく物足りないと感じる人もいるかもしれません。

成果は全て営業に持って行かれる

貿易事務の仕事は特に営業のように受注・売上の数字が求められることはありません。

そしてどんなに営業に貢献してロジスティックの面からサポートしても、受注金額・業績で評価されるのは営業担当です。

例えば、ロジスティックの面から営業が受注するためのサポートをした、受注した製品の納期短縮に貢献した、製品輸出の際にスムーズに銀行を経由した複雑な信用状決済の手続きを行ったとしても、その活動が直接的に評価されることはありません。

貿易事務担当によっては評価されないことにより辛いと感じている方もいるかもしれません。

会社は海外の事情を理解してくれない

日本の会社で制定されているルールは国内の商習慣を基準にしていることが多いので海外の事情が理解されない事が多いです。

そのため無駄に海外の事情を会社に説明しないといけないと言う作業が多く発生します。

たとえば、会社では受注がキャンセルとなった場合は「注文の取消通知書」を客先から書面の証拠として入手することが社内ルールで求められます。

日本国内の会社は注文を取り消す場合そういった「注文の取消通知書」を用意するのが一般的なので比較的容易に書類入手ができるのですが、

私が担当していたインドはそうは行きません。インド国営企業から受注があっても彼らは注文書を取り消す事が頻繁にあります。

そして「注文書の取消通知書」を発行することはほとんどありません。

そのため、インド人の販売代理店を通じて「注文書の取消通知書」を催促するのですが一向に発行されません。

インド社会では国営企業の権力は強く、高飛車な態度をとってくる事が多いので、そういった書類の要求をしても「無視される事が多い」とのこと。

では妥協して、「メールで注文を取消す旨を書いて送って欲しい」と言っても、そのメールを入手することも困難です。

こういったインドの事情を社内は受け入れてくれず、会社内の監査の際に「どうして注文がキャンセルになったのにその書面の証拠がないのか」と問い詰められてしまいます。

細かく詳細にインドの事情を説明してやっと納得されても、また次の年の内部監査でも同じように注文キャンセルになった案件がピックアップされ、同じように指摘をされインドの事情を詳細に説明するはめになります。

会社は海外の事情を理解してくれない事が多々あります。

業務時間の改善を常に求められる

貿易事務の仕事において業務時間の改善を常に求められます。

会社としては業務時間が削減されて、効率化されることで会社の利益が確保されるので、この会社の要求は必然的です。

私の会社では貿易事務担当者は「何の作業に多く時間がかかっているのか」と仕事内容について調査されることが多くあります。

そして、業務に時間がかかっている部分はどういって減らして行くのかと言うことを常に問われます。

年度始めの目標設定でも業務時間の改善について書かないといけなかったりもします。

国内担当の事務とひとくくりで扱われる

貿易事務は一般事務の人と同じ業務だと勘違いされる事が多く、不都合を生じる事が多いです。

実際には貿易事務の場合だと英語対応が必要だったり、貿易に必要な書類を作成したり、一般事務とは違う業務が多くあります。

しかし会社はそういった事情まで手が回らず、多くのことで一般事務とひとくくりにしてしまいます。

たとえば私の会社では新たに事務職向けに「案件管理システム」を導入することになっても、日本語版しか対応していなかったり、輸出用の貿易書類作成に対応していなかったりして、結局貿易事務の人はその新しい「案件管理システム」を使用せずエクセルで英語の貿易書類を作成したりマニュアルで行う作業が多かったりします。

多くの貿易事務の方は一般事務と一緒の扱いにされ不都合を感じてしまうことがあるかもしれません。