仕事で英文メールを作成する際にどういったマナーが必要か疑問に思ったことはありませんか？
日本語でのメールよりもカジュアル度は高めなので結構気にせずに英文メールを作成している方もいるかもしれません。
しかしある程度の礼儀も抜かして英文メールを送ってしまうと相手が不快に感じてしまう場合もあります。
私はメーカーの海外営業部に所属し6年以上英文メールを作成し続けていました。
私の経験から英文メールを作成する時に必要なマナーについて紹介します。
初対面では宛名の書き方に注意
初対面の顧客や取引先にメールを作成する時はMr./Ms.をつける、もしくはSir/Madamをつけるのが基本です。
※Mr./Ms.の後は基本的には本名（full name）か苗字（sir name）が適切
確かに友人同士の英文メールやチャットのやり取りをすると上記の表現をつけると礼儀正しすぎて違和感があるかもしれませんが、ビジネスの場合は異なります。
急に名前で呼ばれると逆に不快に思わせてしまう場合もあります。
私は現在インドを担当していますが、インド人も客先にメールを送る際はSir/Madamをつけてメールを送ることがほとんどです。
少なくともインドではこう言った敬称でメールを送ることが慣習となっているので、客先にいきなり名前でメールを書くことは失礼にあたってしまいます。
そして顧客との人間関係が徐々にできてきたら、Mr./Ms.を外して、Dearと名前(first name)を宛名にして若干カジュアルにしていくようにしたりもします。
関係性によって宛名を使い分けることができるようになればベストです。
客先に何か質問・お願い事をする時はより丁寧に
何か質問やお願い事をするときはCould you~/ Would you~など過去の表現にすることで、恐る恐る丁寧に質問している印象となり適切な場合があります。
またWe appreciate if~でお願い事をしたり、Could you do me a favour?と一言添えてから質問をすると言った丁寧な方法もあります。
カジュアルにCan you/Do you の表現でいきなりメールが来ると違和感・不快感をもってしまう上司や客先は多いです。
英語圏の国でもドラマ等を観るとわかりますが、日本以外の国でも仕事上での上下関係がはっきりしています。
英語圏の会社の上司は日本以上にビジネスでの権限が強く部下をいつでも解雇する権限がありますし、
顧客が販売員の態度次第で製品を購入するかどうか決めると言う構図は日本と変わりません。
上司に対して、顧客に対して質問・お願い事をする場合はなるべく丁寧な表現が好まれることは古今東西変わりません。
また相手の立場に応じて質問の仕方を丁寧にしたり、逆に砕けた聞き方にして使い分けができるようになると良いです。
Thanksは軽いカジュアルな間柄で使う。
Thanksと気軽にメールを打ってしまう人も多いと思いますが、まだ関係ができていない人を相手にしていて感謝する場面がある時はThank youとはっきり伝えるのが正解です。
本気で感謝を伝えたい場合はThank you very much !等の表現にします。
Thanksはちょっとしたカジュアルな感謝になってしまうので、相手が何かを尽くしてくれて、本気で感謝を伝えたいときに使うと不適切になってしまいます。
こちらの表現についても、感謝する度合い、相手によってどういう感謝表現にするかを決めるのが良いです。
否定的な表現をしないといけないときはこちらも残念であることを伝える
相手からの提案を拒否する時など、ネガティブな表現をしないといけない時は直接伝えるのではなく以下のような緩衝材的な表現を使って、断りを入れるとスムーズです。
- I’m afraid that… （残念ながら…）
- Unfortunately, … （不運にも…）
それによってこちらも否定的な表現をするのを残念に思っている事を伝えることができます。
ただし、強く拒否することをしないといけない場面もあるのでこちらも使い分けが必要です。
特にインド人はしつこく要求を通してこようとすることも多くあり、強く拒否を示すためにあえて上記のような表現を避けることもあります。
しかし謝罪するときは慎重に
上記の通りビジネスのメールにおいては礼儀を求められることが多いです。
しかし日本人にメールを送る感覚で謝罪をすることは避けましょう。
なぜなら謝罪をしてしまうことでこちら側の非を100%認めてしまうことになってしまうからです。
たとえば、私は海外営業部でインドを担当しているのですが、インド人は私の扱っている製品について有る事無い事、なんでもクレームを入れてくる傾向にあります。
それにいちいち謝罪していては、こちら側に非がないこともたくさんあるのにこちら側の責任となってしまって無償で代替品をインドに送ってあげたり、罰金を払ったりと言う結果になってしまいます。
会社を守るためにも謝罪をするときは慎重になりましょう。
あくまでビジネス上でのマナーは大事ですが、容易にSorryを使うのは避けましょう。
英文メールの謝罪については下記の記事でも紹介しており、もし興味がありましたらご覧ください。
まとめ
以上、英文メールで必要なマナーについて紹介しました。
英語は日本語と比べてカジュアルな側面があるため見逃されがちなのですが、意外と上下関係を意識した使い方をしている人は多いです。
関係性に応じて今回紹介した表現を使い分けてみてください。
英文メールを書く習慣がある方はぜひ参考にして頂けましたら幸いです。
コメント Comment